Werkzaamheden
- Zorgdragen voor de financiële informatie.
De informatievoorziening is te beschouwen als een systeem dat zich richt op de ondersteuning van de realisatie van de kerndoelen van de facultaire organisatie.
In dit kader dienen derhalve een drietal taakvelden te worden verzorgd, te weten:Het registreren van de elementaire economische feiten;
Het invoeren van de sub a genoemde economische feiten in het financieel administratieve systeem;
Het veredelen van de door het financieel administratieve systeem verwerkte economische feiten tot financieel economische informatie.
Het financieel economisch informatiesysteem vormt derhalve de grondslag voor het verschaffen van stuurinformatie die gericht is op beleidsvorming, besluitvorming alsmede verantwoording.
Naast het verzorgen van periodieke informatie over de realisatie van continue processen moet het financieel economisch informatiesysteem ook ondersteunend zijn bij het nemen van incidentele besluiten.
Ten grondslag aan het realiseren van een optimaal financieel economisch informatiesysteem dient een op de cultuur van de organisatie afgestemde administratieve organisatie te liggen.De administratieve organisatie laat zich derhalve omschrijven als het systematisch verzamelen, registreren, verwerken en verstrekken van stuurinformatie nodig voor het functioneren en besturen van de facultaire organisatie alsmede om verantwoording aan interne en externe participanten te kunnen afleggen.
Bij het totale financieel economische facultaire proces zal zij zowel op het terrein van financiën als op het terrein van projecten in het kader van de eerste, tweede en derde geldstroom wel een natuurlijke adviesfunctie vervullen, welke stoelt op haar eigen professionaliteit.
De participanten hierbij zijn:
- Wetenschappelijke Directeuren
- Projectleiders
- Instituutsmanagers
- Faculteitsbestuur
- Opdrachtgevers
- Planning en Control functie
Deze functie leidt tot de volgende activiteiten cyclus.
Jaarbegroting en Meerjarenplan
Op basis van de door het College van Bestuur opgestelde kadercijfers worden door F&P in juni primaire richtbedragen berekend voor de Instituten op grond van de zogeheten verdienfactoren. Deze primaire richtbedragen worden voorgelegd aan de instituten ter voorbereiding van een zogeheten vraagbegroting, welke dient te stoelen op het door de Wetenschappelijke Directeuren in de planperiode te voeren beleid. Deze vraagbegroting dient alle geldstromen te omvatten.
Op grond van de ontvangen vraagbegrotingen stelt het Faculteitsbestuur richtbedragen voor aan de OWD vergadering ter amendering en corrigering; hierna stelt het Faculteitsbestuur deze richtbedragen definitief vast.
Op basis van deze definitieve richtbedragen worden door de instituten aangepaste begrotingen opgesteld. Finale goedkeuring wordt aan deze begrotingen gehecht door het Faculteitsbestuur, gehoord de Faculteitsraad.Bestuurlijk Financieel Rapportages
Aan het einde van elk kwartaal dient een rapportage bij het College van Bestuur te worden aangeleverd. In deze rapportage worden begroting en realisatie met elkaar in verband gebracht, terwijl tevens door de faculteit een jaarprognose dient te worden opgesteld. Deze rapportage omvat alle geldstromen.
Deze rapportage wordt voorbereid door F&P. De finale prognose is de verantwoordelijkheid van de instituten. De prognose wordt na overleg door het Faculteitsbestuur met de Wetenschappelijke Directeuren vastgesteld en voorzien van toelichting op de afwijkingen tussen begroting en prognose bij het College van Bestuur ingeleverd.Jaarrrekening
Het sluitstuk van de jaarcyclus wordt gevormd door de opstelling van de jaarrekening van de facultaire organisatie. Met deze rekening wordt verslag gedaan aan het College van Bestuur over het in het desbetreffende jaar gevoerde financiële beheer.
De jaarrekening wordt onderworpen aan accountantscontrole.
Naast de verantwoordingsfunctie is de jaarrekening ook dienstbaar aan de opstelling van de financiële meerjarenplanvorming.
- Inkoop
In het kader van het accentueren van het realiseren van een optimale besteding van de financiële middelen is bij F&P een separate inkoopfunctie ingesteld.
Deze functie houdt zich bezig met het verkrijgen van optimale inkoopvoorwaarden; hiertoe worden mantelcontracten met leveranciers afgesloten op het gebied van aankoop van materiële middelen en onderhoudscontracten.Europese Aanbestedingen
Preferred Suppliers
