Administratieve organisatie projecten
In 2004 is met de instituutsmanagers de administratieve procesgang van projecten vastgesteld.
- Start van een project
Bij de start van de uitvoering van het project moet de instituutsmanager de documenten, welke hierna worden genoemd, sturen naar het F&P projecten.
De bedoelde documenten zijn voor een juiste registratie van de financiële feiten van het desbetreffende project en administratieve bewaking van de te zijner tijd uit brengen verantwoording aan de geldgever. Zonder deze documenten kan er geen SAP ordernummer en projectdossier geopend worden.De documenten die de instituutsmanager aanlevert zijn:
- Het getekende contract (fotokopie) dan wel de toewijzing (met een akkoord van het CvB als de contractwaarde > € 226.890)
- Specifieke subsidievoorwaarden zoals, bijvoorbeeld accountants controle en integraal tijdschrijven
- Voor EU zie AO openen KP6 project
- Voor MC Fellow’s Betaalopdracht “Fellow allowance en reiskosten”
- De interne begroting
- De naam van het project, de budgetverantwoordelijke en de projectleider (als dit verschillende personen zijn)
- Aanstellingsbrieven van de project medewerkers
- Werkafspraakformulier
- Werkafspraakformulier voor “matching” / Werkafspraakformulier CMSB
- Het afrekenvoorschriftEr zijn verschillende typen projecten:
- Projecten gefinancierd door de universiteit: stimulering-/vernieuwings-/speerpuntprojecten, deze vallen onder de A-activiteiten
- Projecten rechtstreeks gefinancierd door het Ministerie van O,C&W: A-activiteiten
- Projecten gefinancierd door NWO (openingsformulier NWO project), KNAW (openingsformulier KNAW project), STW (openingsformulier STW project) en FOM (openingsformulier FOM project): B-activiteiten
- Projecten gefinancierd door het bedrijfsleven en overige overheden (openingsformulier project derden): C-activiteiten
- Projecten gefinancierd door de Collectebusfondsen (openingsformulier collectebondsfondsen project): D-activiteiten
- Projecten gefinancierd door de EU (openingsformulier EU project): E-activiteiten
- Projecten gefinancierd door bedrijven en/of deelnemers betrekking hebbende op Congressen en Symposia georganiseerd door de universiteit: F-activiteitenDe interne begroting bevat de volgende details:
- de externe baten
- de eigen bijdrage (tekort/overschot)
- de personele lasten
- de materiële lasten
- de reis en verblijfkosten
- de investeringslasten
- de afdrachten aan het instituut en het CvBDe baten en de lasten worden (per jaar) begroot. Indien het op voorhand duidelijk is dat een accountantscontrole al dan niet jaarlijks vereist wordt, dan moet daarvoor een bedrag worden begroot. De begroting bevat de uitgaven die in SAP tot budgettering leiden. Zaken die extracomptabel zijn zoals ‘matching’ moeten apart van de begroting worden vermeld. (-LINK naar Begrotingsformulier incl. Matching-).
Na vaststelling door Projecten van de juistheid en volledigheid van de hiervoor genoemde documenten wordt een SAP ordernummer geopend en eventueel een kostenplaatsnummer bij aanstelling personeel. De instituutsmanager krijgt melding van het desbetreffende ordernummer.
De instituutsmanager krijgt bericht van eventuele specifieke aandachtspunten van het desbetreffende project. Projecten adviseert belanghebbenden over de consequenties van de contractvoorwaarden dan wel de subsidievoorwaarden; het adviseren aan belanghebbenden laat onverlet dat van de instituutsmanagers passende kennis van de vigerende regelgeving verwacht mag worden. Immers F&P Projecten wordt eerst geïnformeerd over het project als het contract al gesloten is dan wel op het moment dat de contractbesprekingen in een finaal stadium verkeert.
- Uitvoering project
De instituutsmanager krijgt maandelijks een financiële rapportage ter verspreiding onder de projectleiders. Eventuele foute boekingen moeten schriftelijk worden doorgegeven door de desbetreffende projectleider dan wel de instituutsmanager aan Projecten.
Bij declaraties is een handtekening van de projectleider,de instituutsmanager dan wel schriftelijk gemachtigde nodig op de uitgaande factuur.
In geval een koststatement voorzien moet zijn van een accountantsverklaring draagt F&P Projecten daarvoor zorg.Er zijn verscheidene typen uitgaande facturen te onderkennen:
- Facturen met vaststaande bedragen
- Facturen met uitsluitend personele lasten
- Facturen van materiële, reis- en verblijfkosten en investeringskosten
- Facturen zijnde een combinatie van de sub 2 en 3 vermelde postenProjectleider dan wel de Instituutsmanager kunnen bij de start van het project aan het Bureau Projecten schriftelijk mandaat geven om deze declaraties zonder fiat van de Instituutsmanager dan wel de Projectleider uit te zenden.
- Afsluiting project
De einddatum van het project is contractueel bepaald.
Drie maanden voor deze einddatum geeft F&P Projecten de projectleider dan wel de instituutsmanager een signaal. De projectleider zorgt dat in deze periode alle lasten voor zover nog niet gerealiseerd, worden geëffectueerd.
F&P Projecten stelt de einddeclaratie op.
In geval de subsidievoorwaarden slechts een project omvattende accountantsverklaring vorderen verzorgt F&P Projecten deze.
Nadat de projectleider dan wel de instituutsmanager het eindsaldo van het project heeft geaccordeerd sluit F&P Projecten het project. De sluiting geschiedt steeds
3 maanden na afloop van het contract ( zo nodig ambtshalve).
- Procedure KP-6 EU Projecten
Bij aanvang van project zijn voor een goede administratieve afhandeling de volgende bescheiden nodig:
1. Consortiumagreement
2. Een door de EU getekend contract
3. Annex I “Description of Work”
4. Annex II “General Conditions”
5. Annex III “ Aanwezig indien artikel 9 uitzonderingen bevat”
6. Annex IV “ Form A-acceptatie van de voorwaarden door projectverantwoordelijke”
7. Annex V “Form B- Wordt toegevoegd bij nieuwe toetreders in het contract”
8. Annex VI “Form C-voorgeschreven document voor de financiële verantwoording”I De volgende medewerkers kunnen op een KP6 project aangesteld worden (6.1.1):
A. Personeel aangesteld voor onbepaalde tijd; via een formulier waarop werkafspraken zijn vastgelegd aantoonbaar van project naar project overstapt. (Werkafsprakenformulier Projecten)
B. Personeel aangesteld voor bepaalde tijd; al dan niet specifiek voor het project aangesteld.
C. Bij specifieke omstandigheden kan inzet van derden toegerekend worden. In het contract moet deze onderaanneming opgenomen zijn.
Bij het starten van het werk moet iedere projectmedewerker integraal uren schrijven, via het voorgeschreven format. (zie tijdschrijfformulieren onderaan deze alinea)
De door de projectleider geaccordeerde formulieren worden maandelijks naar de afdeling F&P-Projecten gestuurd na ondertekening door de desbetreffende medewerker en de projectleider.
II Van de op het op het project aangestelde medewerkers dienen kopieën van de aanstellingsbrief bij het Bureau Projecten aanwezig te zijn.III Belasten van het project met kosten:
1. Kosten van op het project aangesteld personeel, salaris volgens SAPHR/IPA inclusief vakantiegeld, pensioenpremies, ZNU en werkgeverslasten en premies sociale verzekering, overeenkomstig de aan het project bestede tijd blijkende uit de ingediende tijdschrijfformulier
Productieve uren moeten berekend worden zoals bij de Universiteit Leiden gebruikelijk is, rekening houdend met vakanties, feestdagen en afwezigheid. Voor de Universiteit Leiden geldt de norm van 1640 uur bij volledige aanstelling.
2. Telewerken is toegestaan als deze uren bewijsbaar te identificeren zijn voor het project.
In de op te maken “Financial Statement” ( Form C) kunnen alleen de werkelijk gemaakte kosten, zowel personeel als materieel worden gedeclareerd. Correcties over afgesloten perioden moeten toegelicht worden in Form C en in het activiteiten rapport.
3. Voor ondersteunende managementtaken, van vast personeel, mogen alleen de directe additionele kosten worden toegerekend, hierbij geen opslag toepassen.
4. Voor overig ondersteunend personeel mogen alleen kosten in rekening gebracht worden als de hoogte van het salaris beinvloedt wordt door deelname aan het EU project. Zo niet dan geen kostentoerekening.Tijdschrijfformulier:
Tijdschrijfformulier 2013
