Europese aanbesteding
De Universiteit Leiden koopt jaarlijks voor veel geld goederen en diensten in. Om dat zo goed mogelijk en zo efficiënt te laten verlopen is er een project Centraal Gecoördineerde Inkoop opgezet. Dit project heeft als doel de inkoop van de Universiteit centraal te gaan coördineren. Concreet houdt dit in dat er (mantel)contracten worden gesloten, waarbinnen er op zo laag mogelijk niveau in de organisatie kan worden besteld, eventueel met de hulp van e-procurement.
Meer informatie kunt u vinden op de universitaire site
- Bestelprocedure PC’s
Ingangsdatum: 1 april 2006
Aanleiding: Europese Aanbesteding met raamovereenkomst 3 leveranciers Contractanten: Dell, Scholten Awater en Switch AutomatiseringICT-hoofden:
- STRW: Dhr. Deul (voorzitter)
- IBL: Dhr. Van Vliet
- LACDR/LIC/Faculteitsbestuur: Dhr. vd Voort
- MI: Dhr. Feleus
- LIACS: Dhr. Govers
- LION: Dhr. Kuyvenhoven
- NHN (incl.Hortus): Dhr. Van GeenenDegene die behoefte heeft om tot aanschaf van een PC over te gaan neemt contact op met de verantwoordelijke ICT-dienst. Afhankelijk van de bestelbehoefte (minder dan 5, dan wel 5 of meer) vraagt de ICT-dienst offertes aan m.b.v. het standaard-offerte-formulier. Na ontvangst van de offertes zal de order kunnen worden geplaatst.
Offertetraject
- Ten gevolge van de Europese Aanbesteding (hierna EA) hebben we een raamovereenkomst met 3 leveranciers zonder afnameverplichting. Dit heeft tot gevolg dat bij aanschaf van 5 of meer PC’s een offerte zal moeten worden aangevraagd bij deze 3 leveranciers.
- Aangevraagde offertes dienen bewaard te worden. Zie richtlijnen UFB.
- Er is een standaardofferteformulier beschikbaar via de rudimentaire website, waar een formulier kan worden ingevuld. Het ingevulde formulier kan direct naar de drie contractanten (Dell, Switch en Scholten Awater) worden gemaild (cc naar besteller). Het formulier wordt automatisch gesaved. Het formulier is beschikbaar via: http://www.strw.leidenuniv.nl/~deul/EUaanb/offerte_aanvraag.php en zal op een later tijdstip ook terug te vinden zijn op www.inkoop.leidenuniv.nlBesteltraject
- In overleg met de ICT-dienst zal worden overgegaan tot het plaatsen van een order. Alles op ICT gebied dat niet via de ICT-afdeling wordt besteld en/of gecontroleerd kan ook niet onder de verantwoordelijkheid van de ICT- afdeling vallen.
- De order wordt in de inkoopapplicatie geplaatst door het ICT-hoofd o.v.v. offertenummer en (verplicht) SAP-nummer en goederengroep. (zie afbeelding)
Het ICT hoofd dient voor elke bestelling goedkeuring te verlenen, waarna de order doorgestuurd zal worden naar de verantwoordelijke budgetbeheerder. Dit is in de inkoopapplicatie geregeld.
Financiën controleert of offertenummer, SAPnummer en goederengroep vermeld staan. Indien niet ingevuld zal de bestelling worden teruggezonden. Tevens zal er in het geval dat er een order wordt geplaatst bij een niet volgens de aanbesteding gecontracteerde leverancier (Dell, Switch en Scholten Awater) een signaal naar het desbetreffende ICT-hoofd worden afgegeven. Eindverantwoordelijk is het ICT-hoofd (gemandateerd door het instituut), Financiën heeft in deze slechts een signalerende functie.
- Financiën zorgt voor de feitelijke bestelling bij de leverancier.
- Zodra de PC geleverd wordt, wordt de goederenontvangst door het ICT-hoofd gemeld in de inkoopapplicatie.Nazorg
- Het ICT-hoofd is verantwoordelijk voor het bewaken van de losse orders. Teneinde een goede beoordeling van de leverancier te kunnen maken, vullen de hoofden ICT minimaal één maal per kwartaal een leveranciers beoordelingsformulier in en zenden dit naar de Afdeling Inkoop. Zonder deze originele registratie van eventuele verbetersuggesties/klachten kan de leverancier hier niet op worden aangesproken.
- Het formulier is beschikbaar via de inkoopapplicatie en zal op een later tijdstip ook terug te vinden zijn op www.inkoop.leidenuniv.nl.
- Indien ICT-coördinatoren hun ervaring kenbaar wensen te maken opdat wij de leverancier hierop kunnen aanspreken, worden zij ook van harte uitgenodigd een formulier in te vullen en dit naar de afdeling Inkoop te sturen.
