Bestellen
- Bestellen & Vaste activa
InkoopBestellen
Bestellen kan volgens drie methodes:
1. via de Inkoopapplicatie (MM)
2. via SRM (E-commerce)
3. via F&P/FA, derhalve niet volgens de procedures als beschreven onder 1 en 21. Bestellen via de inkoopapplicatie MM
Betrokken bij inkopen via de inkoopapplicatie MM zijn de besteller, de budgetverantwoordelijke en medewerkers binnen de afdeling F&P/FA van de faculteit.
De besteller voert de aanvraag in en stuurt de bestelling door naar de budgetverantwoordelijke. De budgetverantwoordelijke controleert of het budget toereikend is en geeft aan van welke SAP-order de kosten mogen worden afgeboekt. Daarna accordeerd hij/zij de bestelling.
FA controleert en vult de codering aan met de kostensoort en andere omissies, print de bestelling en stuurt deze naar de leverancier, via post, de fax of E mail naar de leverancier.
De bestelling wordt geupload als aangegane verplichting in SAP.
De goederen worden ontvangen, gecontroleerd door de besteller en de ontvangst wordt gemeld in de inkoopapplicatie. Wanneer het een deellevering betreft wordt dat in de inkoopapplicatie vermeld.De factuur wordt ontvangen bij FA, gecodeerd en geregistreerd. Indien de factuur niet meer afwijkt dan 5% van de bestelling v.w.b. de prijs van de bestelde goederen zal deze factuur betaald worden. Als de afwijking meer dan 5% bedraagt danwel dat het factuurbedrag meer is dan € 5000,—dan zal deze voorgelegd worden aan de budgetverantwoordelijke.
De besteller meldt de goederenontvangst in de inkoopapplicatie. De factuur wordt verwerkt en klaargezet als er een goederenontvangstmelding en afwijking van minder dan 5% is, danwel dat er een akkoord van de budgethouder is ontvangen.
Als er een duurzaam activum ( groter dan € 2.500 ) wordt aangeschaft zal de procedure vaste activa gevolgd worden.
2. Bestellen via SRM, E-Commerce
Betrokken bij bestellen via SRM E-Commerce zijn de besteller, de budgetverantwoordelijke, medewerkers FA van de faculteit en (tot heden alleen) Corporate Express de kantoorartikelenleverancier.
De besteller voert de aanvraag in, het aanmaken van het zogenaamde winkelwagentje. De budgetverantwoordelijke ziet de bestelling en geeft goedkeuring. FA controleert de bestelling of alle relevante gegevens zijn ingevoerd waarna automatisch een inkooporder wordt gegenereerd welke elektronisch naar Corporate Express wordt verzonden.
Bij Corporate Express worden de orders verzameld en verzonden naar de faculteit. Corporate Express verstuurt de factuur elektronisch naar de faculteit en deze wordt automatisch geregistreerd.
De goederen worden ontvangen en akkoord bevonden door de besteller; de goederenontvangst wordt in SRM systeem geregistreerd, waarna de factuur automatisch betaalbaar wordt gesteld.
3. Bestellen via Financiën niet volgens de procedure als beschreven onder 1 en 2
Betrokken hierbij zijn de besteller, de budgetverantwoordelijke en de afdeling FA.
De goederen worden door de besteller, buiten de elektronische bestelsystemen om, besteld.
De goederen worden ontvangen en akkoord bevonden door de besteller.
De factuur wordt ontvangen bij FA, gecodeerd en geregistreerd. De factuur gaat voor controle en accordering naar de budgetverantwoordelijke. De budgetverantwoordelijke kan, als hijzelf niet de besteller is, na melding van de besteller de factuur tekenen ter goedkeuring voor betaling. De factuur wordt per kerende post naar FA gezonden.
De factuur wordt door FA verwerkt en klaargezet voor betaling.
Voor buitenlandse congressen zie Reiskosten en congresbezoek ( Aanvraag en verrekening)
Vaste activaBetrokken bij vaste activa zijn, de besteller, de budgetverantwoordelijke en de afdeling FA.
Tot aan de ontvangst van het duurzame activum en de factuur verloopt het proces identiek aan de procedures beschreven onder 1 en 3.Conform de universitaire richtlijnen zal een activum met een aankoopprijs inclusief bijkomende kosten, hoger dan € 2.500 worden geactiveerd en naar tijdsgelang worden afgeschreven.
FA maakt een activanummer aan.
- Bestelprocedure PC’s
Zie voor informatie op de pagina over Administratieve organisatie projecten.
